Tietosuojaseloste

1. Rekisterinpitäjä

Yritys

Arcticside AI

Y-tunnus

3371470-4

Osoite

Puutarhakatu 57, 20100 Turku

Yhteyshenkilö

Oliver Wahlsten

Sähköposti

oliver.wahlsten@arcticside.fi

Puhelin

040 164 4044

2. Tietosuoja-asioita koskevat yhteydenotot

Kaikissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä kysymyksissä ja omien oikeuksien käyttämisessä pyydämme ottamaan yhteyttä edellä mainittuun yhteyshenkilöön. Vastaamme pyyntöön kuukauden kuluessa. Jos pyyntö on poikkeuksellisen monimutkainen, voimme jatkaa määräaikaa enintään kahdella kuukaudella ja ilmoitamme siitä sinulle kuukauden kuluessa.

3. Käsittelyn tarkoitukset ja oikeusperusteet

Käsittelemme henkilötietoja seuraaviin tarkoituksiin. Jokaisella tarkoituksella on oma oikeusperusteensa, eli emme käytä yhtä yleistä perustetta kaikkeen käsittelyyn.

Yhteydenotot ja tarjouspyynnöt

Kun täytät sivuston yhteydenottolomakkeen tai otat meihin yhteyttä sähköpostitse, puhelimitse tai WhatsAppilla, käsittelemme antamiasi tietoja vastataksemme sinulle, tehdäksemme pyytämäsi maksuttoman auditoinnin ja valmistellaksemme mahdollista tarjousta.

Oikeusperuste: sopimuksen tekemistä edeltävien toimenpiteiden toteuttaminen pyynnöstäsi (tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan b alakohta).

Asiakassuhteen hoitaminen ja laskutus

Jos sopimus syntyy, käsittelemme yhteyshenkilön tietoja palvelun toimittamiseen, viestintään, laskutukseen ja kirjanpitoon.

Oikeusperuste: sopimuksen täytäntöönpano (6 artiklan 1 kohdan b alakohta) sekä kirjanpitoa koskeva lakisääteinen velvoite (6 artiklan 1 kohdan c alakohta).

Sivuston tekninen toiminta ja väärinkäytön esto

Sivustomme palvelin käsittelee kävijän IP-osoitetta ja teknisiä lokitietoja. Yhteydenottolomakkeen rajapinta käyttää IP-osoitetta myös lähetysten määrän rajoittamiseen, jotta lomaketta ei voi käyttää roskapostin lähettämiseen. Tämä tapahtuu evästeistä riippumatta.

Oikeusperuste: oikeutettu etu (6 artiklan 1 kohdan f alakohta). Etumme on pitää palvelu toimivana ja suojata se väärinkäytöltä. Käsittely on vähäistä ja kävijän odotettavissa, joten se ei syrjäytä hänen oikeuksiaan.

Kävijäanalytiikka

Käytämme Google Analytics 4:ää nähdäksemme, miten sivustoa käytetään ja mikä sisältö johtaa yhteydenottoihin. Analytiikka ladataan vasta, kun olet antanut tilastointievästeisiin suostumuksen.

Oikeusperuste: suostumuksesi (6 artiklan 1 kohdan a alakohta). Tietojen tallentamiseen ja lukemiseen päätelaitteellasi sovelletaan lisäksi sähköisen viestinnän palveluista annetun lain (917/2014) 205 §:ää, joka edellyttää suostumusta muihin kuin välttämättömiin evästeisiin.

Evästesuostumusten hallinta

Tallennamme antamasi evästesuostumuksen ja siihen liittyvän tunnisteen, jotta valintasi säilyy ja voimme tarvittaessa osoittaa suostumuksen annetuksi.

Oikeusperuste: lakisääteinen velvoite ja osoitusvelvollisuus (6 artiklan 1 kohdan c alakohta yhdessä 7 artiklan 1 kohdan kanssa).

Suoramarkkinointi ja yhteydenotot yrityksiin

Etsimme lämmitys- ja energiajärjestelmien asentajia, joille palvelumme sopii, ja lähestymme heitä sähköpostitse. Käsittelemme tällöin yrityksen yhteystietoja sekä yhteyshenkilön nimeä, työsähköpostiosoitetta, tehtävänimikettä ja yritystä koskevia julkisia tietoja.

Oikeusperuste: oikeutettu etu (6 artiklan 1 kohdan f alakohta). Etumme on markkinoida palvelujamme yrityksille, joiden toimialaan palvelu suoraan liittyy. Käsittely koskee vain henkilön ammatillista roolia, ei yksityiselämää. Sähköiseen suoramarkkinointiin sovelletaan lisäksi sähköisen viestinnän palveluista annetun lain (917/2014) 202 §:ää: markkinointia yhteisölle saa harjoittaa, jollei se ole sitä nimenomaisesti kieltänyt, ja kielto on tehtävä helpoksi jokaisessa viestissä.

Voit vastustaa suoramarkkinointia milloin tahansa, myös vastaamalla viestiin. Lopetamme markkinoinnin sinulle heti emmekä pyydä perusteluja.

4. Mistä saamme tiedot

• Sinulta itseltäsi: yhteydenottolomake, sähköposti, puhelu, WhatsApp-viestit ja tapaamiset.
• Sivuston teknisestä käytöstä: palvelimen lokitiedot ja evästeet, joihin olet antanut suostumuksen.
• Julkisista lähteistä: yritysten verkkosivut, julkiset yritysrekisterit, hakemistot ja ammatilliset verkostopalvelut kuten LinkedIn. Näitä käytämme vain suoramarkkinointiin yrityksille.

Jos tiedot on kerätty julkisesta lähteestä, kerromme käsittelystä viimeistään ensimmäisen yhteydenoton yhteydessä ja liitämme mukaan linkin tähän selosteeseen.

5. Käsiteltävät henkilötiedot

Keräämme vain tietoja, jotka ovat tarpeen edellä kuvattuihin tarkoituksiin. Emme kerää arkaluonteisia tietoja emmekä henkilötunnuksia.

Yhteydenotot ja asiakkuus

• Etu- ja sukunimi
• Sähköpostiosoite
• Puhelinnumero, jos annat sen
• Viestin sisältö ja muu viestintä kanssamme
• Sivun osoite, jolta lomake lähetettiin, ja lähetysajankohta
• Tieto siitä, että olet lukenut tämän selosteen lomaketta lähettäessäsi
• Asiakkailta lisäksi laskutustiedot ja sopimusta koskevat tiedot

Sivuston tekninen käyttö

• IP-osoite ja selaimen lähettämät tekniset tiedot palvelimen lokeissa
• Evästesuostumuksen tunniste, valintasi ja sen ajankohta
• Suostumuksellasi Google Analyticsin keräämä data: satunnaistunniste, sivunäkymät, laite ja selain, karkea sijainti maan tai kaupungin tarkkuudella, liikenteen lähde sekä tieto siitä, että yhteydenottolomake lähetettiin. Emme lähetä nimeä, sähköpostiosoitetta, puhelinnumeroa emmekä viestin sisältöä analytiikkaan.

Suoramarkkinoinnin kohderyhmä

• Yrityksen nimi, toimiala, sijainti ja julkiset yhteystiedot
• Yhteyshenkilön nimi, tehtävänimike ja työsähköpostiosoite
• Tieto lähetetyistä viesteistä ja mahdollisesta markkinointikiellosta

6. Kuka tietoja käsittelee

Emme myy henkilötietoja emmekä luovuta niitä ulkopuolisille markkinointitarkoituksiin. Käytämme palveluntarjoajia, jotka käsittelevät tietoja puolestamme ja vain meidän ohjeidemme mukaan. Jokaisen kanssa on tietosuoja-asetuksen 28 artiklan mukainen käsittelysopimus.

• Vercel Inc. (Yhdysvallat): sivuston tekninen ylläpito ja yhteydenottolomakkeen välitys.
• Google (Google Ireland Limited ja Google LLC): lomakkeella lähetettyjen yhteydenottojen tallennus Google Sheetsiin, ilmoitussähköpostit sekä Google Analytics 4.
• Usercentrics A/S (Tanska): Cookiebot, evästesuostumusten kerääminen ja tallennus.
• Make: automaatiotyökalu, joka siirtää yhteydenotto- ja markkinointitietoja järjestelmien välillä.
• n8n: automaatioalusta, jota käytämme omalla, EU:n alueella sijaitsevalla palvelimellamme. Tiedot pysyvät tällöin omassa hallinnassamme eivätkä siirry n8n:n kehittäjälle.
• Instantly (Yhdysvallat): yrityksille suunnatun sähköpostimarkkinoinnin lähettäminen ja vastausten hallinta.
• WhatsApp (Meta Platforms Ireland Limited): asiakasviestintä silloin, kun asiakas itse valitsee tämän kanavan.
• Kirjanpitopalvelu: laskutus- ja kirjanpitoaineiston käsittely.

Tietoja voidaan lisäksi luovuttaa viranomaiselle, jos laki sitä edellyttää.

7. Siirrot EU:n ja ETA:n ulkopuolelle

Osa käyttämistämme palveluista on yhdysvaltalaisia, joten henkilötietoja siirtyy Euroopan talousalueen ulkopuolelle. Tämä koskee erityisesti Vercelia, Googlea ja Instantlya.

Siirto perustuu joko Euroopan komission riittävyyspäätökseen EU:n ja Yhdysvaltain väliselle tietosuojakehykselle (Data Privacy Framework), kun palveluntarjoaja on sertifioitu sen piiriin, tai komission hyväksymiin vakiosopimuslausekkeisiin (SCC) yhdessä tapauskohtaisten lisäsuojatoimien kanssa. Saat pyynnöstä lisätietoa siirtojen suojatoimista ottamalla yhteyttä kohdassa 1 mainittuun yhteyshenkilöön.

8. Henkilötietojen suojaus

Rekisterinpitäjä käsittelee henkilötietoja tavalla, jolla pyritään varmistamaan henkilötietojen asianmukainen turvallisuus, mukaan lukien suojaaminen luvattomalta käsittelyltä sekä vahingossa tapahtuvalta häviämiseltä, tuhoutumiselta tai vahingoittumiselta.

Käytännössä tämä tarkoittaa seuraavaa: sivusto ja lomakkeen rajapinta toimivat salatun HTTPS-yhteyden yli, lomakkeen tiedot tallennetaan salasanalla ja kaksivaiheisella tunnistautumisella suojattuihin palveluihin, pääsy tietoihin on vain niillä, jotka tarvitsevat sitä työssään, ja lomakkeen rajapinta rajoittaa lähetysten määrää väärinkäytön estämiseksi. Palveluntarjoajien kanssa on tietosuoja-asetuksen 28 artiklan mukaiset käsittelysopimukset.

Jokaista henkilötietoja käsittelevää sitoo salassapitovelvollisuus, joka perustuu työ- tai toimeksiantosopimukseen taikka erilliseen salassapitosopimukseen.

9. Tietojen säilytysaika

Säilytämme tietoja vain niin kauan kuin se on tarpeen siihen tarkoitukseen, jota varten ne on kerätty.

• Yhteydenotot, joista ei synny asiakkuutta: 12 kuukautta viimeisestä yhteydenotosta, minkä jälkeen tiedot poistetaan tai anonymisoidaan kuukauden kuluessa.
• Asiakastiedot: asiakassuhteen ajan ja 12 kuukautta sen päättymisestä.
• Laskutus- ja kirjanpitoaineisto: kirjanpitolain mukaisesti kuusi vuotta sen vuoden lopusta, jona tilikausi päättyi. Tätä velvoitetta emme voi ohittaa poistopyynnöllä.
• Evästesuostumus: 12 kuukautta, minkä jälkeen suostumusta kysytään uudelleen.
• Google Analyticsin tiedot: 14 kuukautta, minkä jälkeen Google poistaa käyttäjä- ja tapahtumatason tiedot automaattisesti. Yhteenvetotason raportit eivät sisällä henkilötietoja.
• Suoramarkkinoinnin kohderyhmätiedot: 12 kuukautta viimeisestä yhteydenotosta. Jos kiellät markkinoinnin, säilytämme sähköpostiosoitteesi kieltolistalla toistaiseksi, jotta emme lähetä sinulle viestejä uudelleen.

10. Rekisteröidyn oikeudet

Oikeus saada pääsy henkilötietoihin

Rekisteröidyllä on oikeus saada vahvistus siitä, käsitelläänkö häntä koskevia henkilötietoja, ja jos käsitellään, oikeus saada kopio henkilötiedoistaan.

Oikeus tietojen oikaisemiseen

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää, että häntä koskevat epätarkat ja virheelliset henkilötiedot korjataan. Rekisteröidyllä on myös oikeus saada puutteelliset henkilötiedot täydennettyä toimittamalla tarvittavat lisätiedot.

Oikeus tietojen poistamiseen

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää itseään koskevien henkilötietojen poistamista muun muassa, jos:

1. henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne on kerätty;
2. rekisteröity peruuttaa suostumuksen, johon henkilötietojen käsittely on perustunut, eikä käsittelyyn ole muuta laillista perustetta;
3. rekisteröity vastustaa käsittelyä eikä käsittelyyn ole olemassa perusteltua syytä, tai hän vastustaa käsittelyä suoramarkkinointia varten; tai
4. henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti.

Tietoja ei kuitenkaan voida poistaa siltä osin kuin niiden säilyttäminen on välttämätöntä lakisääteisen velvoitteen, kuten kirjanpitovelvollisuuden, noudattamiseksi.

Oikeus käsittelyn rajoittamiseen

Rekisteröidyllä on oikeus rajoittaa itseään koskevien henkilötietojen käsittelyä, jos:

1. rekisteröity kiistää henkilötietojensa paikkansapitävyyden;
2. käsittely on lainvastaista, ja rekisteröity vastustaa henkilötietojensa poistamista ja vaatii sen sijaan niiden käytön rajoittamista;
3. rekisterinpitäjä ei enää tarvitse henkilötietoja käsittelyn alkuperäisiin tarkoituksiin, mutta rekisteröity tarvitsee niitä oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi; tai
4. rekisteröity on vastustanut käsittelyä ja odottaa sen selvittämistä, syrjäyttävätkö rekisterinpitäjän oikeutetut perusteet hänen perusteensa.

Vastustamisoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella milloin tahansa vastustaa häntä koskevien henkilötietojen käsittelyä.

Rekisterinpitäjä ei saa enää käsitellä rekisteröidyn henkilötietoja, paitsi jos rekisterinpitäjä voi osoittaa, että käsittelyyn on olemassa huomattavan tärkeä ja perusteltu syy, joka syrjäyttää rekisteröidyn edut, oikeudet ja vapaudet, tai jos se on tarpeen oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.

Jos henkilötietoja käsitellään suoramarkkinointia varten, rekisteröidyllä on oikeus milloin tahansa vastustaa häntä koskevien henkilötietojen käsittelyä tällaista markkinointia varten, mukaan lukien profilointia silloin kun se liittyy tällaiseen suoramarkkinointiin.

Oikeus peruuttaa suostumus

Rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa käsittelyyn antamansa suostumus milloin tahansa tämän vaikuttamatta suostumuksen perusteella ennen tätä suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.

Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Rekisteröidyllä on oikeus saada häntä koskevat ja hänen itse toimittamansa henkilötiedot jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa ja oikeus siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle.

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Henkilötietoasioiden kansallisena valvontaviranomaisena on oikeusministeriön yhteydessä toimiva tietosuojavaltuutetun toimisto. Sinulla on oikeus saattaa asiasi valvontaviranomaisen käsiteltäväksi, jos katsot, että sinua koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan sitä koskevaa lainsäädäntöä. Valvontaviranomaisen yhteystiedot ja ohjeet valituksen tekemiseen löytyvät osoitteesta tietosuoja.fi.

Toivomme, että otat ensin yhteyttä meihin. Useimmat asiat selviävät nopeammin suoraan, eikä yhteydenotto meihin rajoita oikeuttasi tehdä valitus.

11. Automaattinen päätöksenteko ja profilointi

Emme tee sinua koskevia automaattisia päätöksiä, joilla olisi sinuun kohdistuvia oikeusvaikutuksia tai muita vastaavalla tavalla merkittäviä vaikutuksia. Emme myöskään profiloi kävijöitä yksilötasolla. Kävijäanalytiikka kertoo meille, miten sivustoa käytetään kokonaisuutena, ei kuka sinä olet.

12. Onko tietojen antaminen pakollista

Tietojen antaminen on vapaaehtoista. Yhteydenottolomakkeella nimi, sähköpostiosoite ja viesti ovat kuitenkin pakollisia kenttiä: ilman niitä emme voi vastata sinulle emmekä tehdä pyytämääsi auditointia. Puhelinnumeron antaminen on vapaaehtoista. Asiakassuhteessa tarvitsemme sopimuksen ja laskutuksen edellyttämät tiedot, eikä sopimusta voi ilman niitä täyttää.

13. Evästeet

Eväste on pieni tekstitiedosto, jonka sivusto tallentaa käyttäjän laitteelle. Käytämme välttämättömiä evästeitä, jotka ovat tarpeen sivuston toiminnan kannalta, sekä tilastointievästeitä, jotka kertovat meille miten sivustoa käytetään.

Välttämättömät evästeet asetetaan aina, koska ne ovat tarpeen pyytämäsi palvelun toteuttamiseksi. Kaikki muut evästeet asetetaan vasta, kun olet antanut niihin suostumuksen, kuten sähköisen viestinnän palveluista annetun lain (917/2014) 205 § edellyttää. Ennen suostumusta sivusto ei lataa Google Analyticsia eikä lähetä tietoja Googlelle.

Voit muuttaa tai peruuttaa suostumuksesi milloin tahansa avaamalla evästeasetukset. Peruuttaminen ei vaikuta ennen peruutusta tehdyn käsittelyn lainmukaisuuteen.

Suostumusten hallinnasta vastaa Cookiebot (Usercentrics A/S, Tanska), joka tallentaa antamasi suostumuksen ja siihen liittyvän tunnisteen osoituksena suostumuksesta. Alla on ajantasainen luettelo sivuston käyttämistä evästeistä.

14. Muutokset tähän selosteeseen

Päivitämme tätä selostetta, kun käsittely muuttuu, esimerkiksi jos otamme käyttöön uuden järjestelmän. Voimassa oleva versio on aina tällä sivulla, ja päivityspäivä näkyy sivun yläreunassa. Jos muutos on merkittävä, kerromme siitä erikseen niille, joiden tietoja se koskee.